Ledigt jobb: Administrativ assistent

Företagsbeskrivning

Vid CERN, den europeiska organisationen för kärnforskning, undersöker fysiker och ingenjörer den grundläggande strukturen av universum. Med hjälp av världens största och mest komplexa vetenskapliga instrument studerar de de grundläggande beståndsdelarna av materia - fundamentala partiklar som krockar med varandra i nära ljusets hastighet. Denna process ger fysiker ledtrådar om hur partiklar interagerar och ger insikter i naturens grundläggande lagar.

Jobbbeskrivning

Introduktion:

Är du en erfaren assistent som tycker om att arbeta med en mängd olika projekt? Vill du bredda din kunskap inom nya områden där excellens är avgörande? Använd din organisatoriska expertis och ge nyckelstöd till alla medlemmar i CERN:s ingenjörsavdelning!

Resursförvaltning och säkerhet (EN-RMS) inom ingenjörsavdelningen är ryggraden i avdelningen och levererar administrativt och säkerhetsstöd samt säkerställer resursförvaltning och samordning. I denna position kommer du att gå med i gruppen för att tillhandahålla centraliserade och sekretariats tjänster, tillsammans med specifika tjänster till ledningen för ingenjörsavdelningen.

Funktioner:

Du kommer att gå med i ett team av assistenter och delta i den dagliga hanteringen av en eller flera gruppsekretariat med särskilt fokus på information, kommunikation och organisatoriska tjänster.

Genom att tillämpa relevanta CERN-regler och procedurer kommer du att:

• Ge administrativt stöd och råd till alla kategorier av personal inom avdelningen (vid ankomst, avresa och under hela deras anställning).
• Bidra till en smidig drift av administrationen.
• Säkerställa tillämpningen av organisationens regler och procedurer.
• Underhålla fysiska och elektroniska dokument, webbsidor, delade filer och arkiverade dokument.
• Behandla förfrågningar om ledigheter, ersättningar, betalningar och resor.
• Söka, ta emot, tillhandahålla och bearbeta information i form av e-post, brev, protokoll, procedurer och presentationer.
• Stödja gruppens medlemmar med dokumentutkast, redigering, korrekturläsning, uppföljning, distribution, arkivering och uppdatering med hjälp av lämpliga verktyg.
• Stödja gruppledare (hantera kalendrar, inkommande och utgående telefonsamtal, officiella tjänsteresor, möten).
• Organisera och stödja evenemang (konferenser, workshops, etc).
• Ersätta andra assistenter under deras frånvaro.

Kvalifikationer

Högre administrativt diplom eller motsvarande relevant erfarenhet inom området administrativt stöd eller ett relaterat område.

Officiellt engelskt certifikat (Cambridge-certifikat).

Erfarenhet:

• Bevisad erfarenhet av en mängd olika administrativa och stöduppgifter för en stor enhet, helst i en frontlinje och internationell miljö.
• Demonstrerad erfarenhet av multitasking som förstahands administrativt stöd.
• Demonstrerad erfarenhet av korrekturläsning av arbetsdokument.
• Bevisad erfarenhet av att använda en mångfald av moderna kontorsverktyg och av att underhålla och arkivera data och dokument.
• Erfarenhet av att etablera och implementera administrativa processer och procedurer.

Tekniska kompetenser:

• Sekretariatsarbete.
• Kännedom om administrativa regler och procedurer.
• Användning av kontorsprogramvarupaket.
• Kundservice.
• Evenemangsorganisation och -hantering.
• Arkivering och dokumenthantering.

Beteendemässiga kompetenser:

• Demonstrera flexibilitet: kunna visa flexibilitet samtidigt som man följer alla tillämpliga regler.
• Arbeta i team: bygga och upprätthålla konstruktiva och effektiva arbetsrelationer.
• Demonstrera ansvarstagande: arbeta samvetsgrant och pålitligt; hålla löften.
• Kommunicera effektivt: ge andra aktuell information.

Språkkunskaper:

Tala och skriva både engelska och franska.

Ytterligare information

Behörighet och sista ansökningsdatum:

Mångfald har varit en integrerad del av CERN:s uppdrag sedan dess grundande och är ett etablerat värde för organisationen. Att anställa en mångfaldig arbetsstyrka är centralt för vår framgång. Vi välkomnar ansökningar från alla medlemsstater och associerade medlemsstater.

Denna lediga tjänst kommer att fyllas så snart som möjligt, och ansökningar bör normalt nå oss senast den 25.02.2026 kl. 23:59 CET.

Anställningsvillkor:

Kontraktstyp: Tidsbegränsat kontrakt (5 år). Under vissa förutsättningar kan innehavare av tidsbegränsade kontrakt ansöka om en tillsvidareanställning.

Arbetstid: 40 timmar per vecka

Jobbfleksibilitet: Hybrid

Globala förmåner

• En konkurrenskraftig lön (skattefri), som ökar i takt med dina relevanta erfarenhetsår.
• 30 dagar betald ledighet per år plus 2 veckors årlig stängning.
• Skydd av CERN:s omfattande sjukförsäkringssystem (för dig själv, din make/maka och barn), och medlemskap i CERN:s pensionsfond.
• Familje-, barn- och spädbarns månatliga tillägg beroende på dina individuella omständigheter.
• En flyttpaket (installationsbidrag, flytt, resekostnader) beroende på dina individuella omständigheter.
• Möjlighet att förlänga ditt kontrakt upp till 8 år + berättigande till tillsvidareanställning.

Översikt av CERN - Upptäck en värld där det omöjliga blir möjligt!

Vid CERN, den europeiska organisationen för kärnforskning, driver vi vetenskapens och teknikens gränser. Vårt banbrytande arbete samlar inte bara fysiker utan också en mångfald av yrkesverksamma inom teknik, vetenskap och administration. Tillsammans främjar vi en miljö där innovation och samarbete blomstrar.

Varje dag står vi inför spännande nya utmaningar och möjligheter att bidra till banbrytande forskning som formar vår förståelse av universum. Vi möter dessa utmaningar genom de olika perspektiv som finns inom våra team, vilket säkerställer att varje bidrag värderas och driver vår gemensamma känsla av inkludering och syfte. Mångfald är ett kärnvärde för CERN sedan dess grundande, och det förblir centralt för vår mission och fortsatta framgång.

Om du är redo att vara en del av en dynamisk, inkluderande gemenskap som driver kunskapens gränser, är CERN platsen där din nyfikenhet och dina färdigheter kan blomstra. Var en del av vår mission att avslöja vad som ligger i hjärtat av universum! DELTA!